DMS-Einsatzgebiete

Dokumenten-Management-Systeme (DMS) und ihre Einsatzgebiete

Ein Großteil der Dokumente in Unternehmen hat kaufmännischen Charakter. Für Handelsbriefe, Belege, steuerrelevante Daten und andere Vertrags- und Geschäftsinformationen existieren Vorgaben für die Aufbewahrung (z. B. Abgabenordnung, GoBS, GDPdU und andere). Geschäftspost kann nach dem Scannen vernichtet werden, wenn die Informationen vollständig, indexiert und unverändert in eine revisionssichere elektronische Archivierung überführt werden. Originär elektronisch entstandene Dokumente müssen auch in elektronischer Form mit Dokumentenmanagementsystemen verwaltet werden. Das Dokumentenmanagement von kaufmännischen Dokumenten wird häufig mit ERP-Systemen verbunden, da in diesen Kunden- und Transaktionsdaten zu den Dokumenten verwaltet werden. Auch E-Mails können kaufmännische Dokumente darstellen und sind entsprechend elektronisch im Sachzusammenhang mit Dokumentenmanagementlösungen zu verwalten.
Dokumentenmanagementsysteme sind komplexe Systeme aus Datenbankservern mit den Dokumentendaten, Dateiservern, auf denen Dokumente im Bearbeitungszustand gehalten werden (im Englischen „Vaults“ genannt), mehrstufigen Archivierungssystemen, auf denen Dokumente im Endzustand gespeichert werden, Konvertierungsservern, die diesen Endzustand im Langzeitdateiformat herstellen, und Kommunikationsservern, die die Transaktionen an das Zentralsystem auf Netzwerkprozessebene verwalten.

Zum Zugriff auf das Zentralsystem gibt es Client-Programme auf der Grundlage der Client-Server-Technik oder neuerdings auch der Web-Technik, die dezentral auf den Netzwerk-PCs der Benutzer, letztere in deren Internet-Browser laufen, die Nutzeranfragen über das Netzwerk weiterleiten und die Systemantworten über das Netzwerk empfangen und dem Nutzer anzeigen.

Aufgrund dieser komplexen Technik sind Hardwareanschaffungen, Softwarelizenzen, aber vor allem Betrieb und Betreuung für derartige Systeme extrem teuer. Nicht unterschätzt werden darf auch der hohe Administrationsaufwand für Benutzerrollen, -rechte, Schlagwort-Wörterbücher (Klassifikationssysteme) u. ä.

Oft hängen an einem umfassenden Dokumentenmanagement auch weitere personal-erfordernde Dienste, wie Vorlagenmanagement-Abteilung, Scan-Abteilung, zentrales Druck- und Druckverteil-Zentrum, formale Prüfdienste, Dokumenten-Import und -Export-Dienste (elektronische Kundenschnittstelle), System-Hotline in bis zu 3 Level u. ä.

Der wesentliche Vorteil der leichteren und langfristigeren Wiederauffindbarkeit wird nicht allein durch das elektronische System sichergestellt, sondern durch die Aufstellung und Pflege von Schlagwort-Wörterbüchern (Klassifizierungssysteme, Thesaurus), Dokumentenklassen und die entsprechende Verschlagwortung bei der Ablage/beim Speichern von Dokumenten.

Dieses und die durch die Systemkomplexität im Vergleich zu der Dokumentenablage auf einfachen Dateiservern im Firmennetzwerk mindestens um Faktor zwei langsamere Ablage von Dokumenten verursacht mehr Aufwand bei allen Mitarbeitern, die ihre Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem ablegen. Dieser größere Aufwand kommt durch geringeren Aufwand beim Suchen wieder herein, wobei jedoch zu berücksichtigen ist, dass nicht auf jedes in einem Unternehmen einmal abgelegte Dokument noch einmal zugegriffen werden muss.

Der eigentliche Mehrwert eines Dokumentenmanagementsystems entsteht vor allem, wenn Dokumente nach langer Zeit aufgrund gesetzlicher Erfordernisse wiederaufgefunden werden müssen und durch das Wiederauffinden finanzielle Sanktionen vermieden werden können, die für ein Unternehmen erheblich sein können. Auch können durch das Auffinden alter Dokumente kostenintensive Doppelentwicklungen vermieden werden.

Da die meisten Unternehmen für solche Langzeit-Risiken nicht pauschal Rückstellungen treffen, ist der sog. Return-On-Investment für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen kaufmännisch nur schwer vermittelbar.

Des Weiteren ergeben sich kaufmännisch ebenfalls schwer zu quantifizierende Qualitätsvorteile, die vor allem auch in den Kundenbeziehungen zur Geltung kommen.

Weitere betriebswirtschaftliche Herausforderungen stellen die Fixkosten für Softwarelizenzen und Betrieb und Betreuung einerseits und die beträchtlichen Kosten pro Anwender für arbeitsplatz-/prozessspezifische Konfiguration, Training und für das „interne Marketing“ der Einführung der Dokumentenmanagement-Anwendung und der genannte Arbeitszeiteinsatz pro Anwender dar.

Während die Kosten mit steigender Anwenderzahl stetig zunehmen können, sinkt mit steigender Systemanwendung im Unternehmen das Risiko der Nicht-Auffindbarkeit wichtiger Dokumente. Dagegen sind die Kosten bei geringster Anwenderzahl zwar auf den ersten Blick relativ am niedrigsten, wegen der hohen Fixkosten jedoch weiterhin erheblich, und es steht diesen erheblichen Kosten dann so gut wie kein Nutzen gegenüber.

Oftmals stoßen zentrale Dokumentenmanagementsysteme heute noch an Grenzen, etwa bei mobilen Mitarbeitern mit internationaler Geschäftstätigkeit. Hierfür wären „Koffer-Packen“- und „Synchronisations“-Funktionen mit z. B. projektweisen Kopien von Dokumentenbeständen auf Laptops als Dokumentenmanagement-Funktion erforderlich.

Zwar bieten die meisten Dokumentenmanagementsysteme an, elektronisch navigierbare Relationen zwischen im System abgelegten Dokumenten zu erstellen, jedoch fehlt es an Verwaltungsmöglichkeiten für modular zusammengebaute Dokumente, bei denen z. B. ein Dokument als Teil eines anderen angezeigt wird (vgl. Funktionalität der Hyperlinks, OLE, eingebettete Grafiken u. ä.). Oftmals sind solche Beziehungen bei aus einem Dokumentenmanagementsystem heraus geöffneten Dokumenten durch die entsprechende Applikation dann nicht mehr auflösbar. Die Abhilfe der Arbeitsanweisung an die Mitarbeiter, auf derartige Modularisierungen zu verzichten, bringt dann wieder einige Nachteile mit sich, die der Einsatz von Dokumentenmanagement eigentlich beseitigen soll, nämlich Doppelarbeit und Doppelablage gleicher Dokumente(nmodule) und Probleme bzgl. der Aktualität solcher Mehrfachinstanzen.

Ein Problem stellen Pflege und Schulung der Schlagwort-Wörterbücher (auch Klassifizierungssysteme oder Thesauri genannt) dar. Die für die Pflege des Thesaurus zuständige Organisationseinheit ist oft mit den inhaltlichen Bedeutungen der Schlagworte und damit mit der Sicherstellung von Einordnungsrichtigkeit und Redundanzfreiheit überfordert. Sie gibt deshalb häufig den Anträgen auf neue Ablage-Begriffe zu leichtgebig nach. Andererseits überblicken die Antragsteller aus den Geschäftsprozessen oft nicht den bestehenden Aufbau der Schlagwortstruktur. Die Folge ist ein babylonisches Gewirr an Schlagwortsystemen und -redundanzen, das den Vorteil des leichten Wiederauffindens von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem nach inhaltlichen Kriterien schnell in Frage stellt. Hier können Dokumentenklassen mit Vererbungsmechanismen Abhilfe schaffen.

Selbstlernende Systeme mit Ähnlichkeitsvektoren und/oder neuronalen Netzen, mindestens aber die Möglichkeit der Volltextsuche wären hier die Lösung. Solche Techniken werden heute aber noch nicht bei allen Dokumentenmanagementsystemen angeboten bzw. führen bei einer zu großen Menge von Dokumenten zu einer dem Anwender nicht mehr zumutbaren Beeinträchtigung der Performance seiner Suchanfragen, weshalb solche Möglichkeiten in der Konfiguration des Dokumentenmanagementsystems oftmals deaktiviert werden, auch wenn sie prinzipiell vorhanden sind.

Der Einsatz von Workflow-Management-Komponenten muss mit einem entsprechenden konventionellen Ressourcen-Management einhergehen. Die schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte nützt nichts, wenn im Prozess Flaschenhälse an Arbeitskapazität den Bearbeitungsfluss immer wieder zum Halten bringen. Immerhin bietet die Transparenz durch Workflow-Protokolle die Gelegenheit zum Auffinden solcher Flaschenhälse. Berichtsmäßige Auswertungen verbieten sich in Deutschland jedoch durch entsprechende Arbeitnehmerschutz-Vorschriften.

Bei höheren Geschäftsprozessen dürfen Workflows auf keinen Fall zu starr programmiert werden, da sonst die konventionelle Abarbeitung z. B. per Klärungen durch gemeinsame Sitzungen klar im Vorteil ist und durch das Dokumentenmanagementsystem nicht unterstützt werden kann.

Es ist häufig schwierig, die Verwendung von Dokumentenmanagementsystemen bei allen Anwendern durchzusetzen. Dies gilt für die Anwendung elektronischer Workflows wie für die umständlichere Ablage von Dokumenten. In vielen Unternehmen ist die Arbeitslast pro Mitarbeiter durch Rationalisierungsmaßnahmen heute derart verdichtet, dass den Mitarbeitern Mehraufwände für administrative Tätigkeiten kaum als dauerhaft durchhaltbar erscheinen.

Oft werden die implementierten Berechtigungskonzepte auch als zu offen empfunden. Man kann durch Offenheit den Nutzen vergrößern, aber auch verkleinern, wenn zu große Offenheit die Mitarbeiter abschreckt, ihre Dokumente mit dem Dokumentenmanagementsystem abzulegen.

Eine wichtige Voraussetzung ist deshalb, dass das Unternehmensmanagement, d.h. die Führungskräfte auf allen Ebenen, voll hinter der flächendeckenden Verwendung eines Dokumentenmanagementsystems mindestens für alle wesentlichen Dokumente steht. Das Management muss sich der oben beschriebenen betriebswirtschaftlichen Auswirkungen bewusst sein und diese entsprechend verantworten und konsequent vertreten. Ein Vorantreiben des Systemeinsatzes durch die EDV-Abteilung allein reicht nicht aus.

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